5 Voordelen van een externe vertrouwenspersoon

Als bedrijfseigenaar, bedrijfsleider of HR-manager wil je het beste voor je medewerkers: een veilige werkomgeving waar zij zich gehoord en gewaardeerd voelen. In dit artikel leg ik uit waarom het inhuren van een externe vertrouwenspersoon een goede zet is om de psychosociale veiligheid binnen je organisatie te versterken.

Laatst sprak ik met Ellen, een HR-manager bij een middelgroot bedrijf. Ze vertelde me over een incident waarbij een medewerker zich geïntimideerd voelde door een collega. De medewerker wist niet waar ze terecht kon en durfde het niet intern aan te kaarten uit angst voor repercussies. Dit leidde tot stress en uiteindelijk tot verzuim. “Had ik maar een externe vertrouwenspersoon gehad,” zei Ellen. “Dan had dit voorkomen kunnen worden.”

Wat is een Externe Vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijke professional die medewerkers ondersteunt bij ongewenst gedrag zoals pesten, treiteren, manipulatie, (seksueel) grensoverschrijdend gedrag en discriminatie. Doordat een externe vertrouwenspersoon van buiten de organisatie kom, biedt dat een veilige plek waar medewerkers hun verhaal kunnen doen zonder oordeel. Dit verlaagt de drempel om hulp te zoeken en bevordert een open en veilige bedrijfscultuur.

De Voordelen van een Externe Vertrouwenspersoon

1. Onafhankelijkheid en Vertrouwen

Medewerkers voelen zich vaak vrijer om open te zijn met iemand die niet direct verbonden is aan de organisatie. Een externe vertrouwenspersoon staat los van interne politiek en hiërarchie. Dit zorgt voor een vertrouwelijke omgeving waarin medewerkers zich echt gehoord en gezien voelen. Een medewerker vertelde me eens: “Ik voelde mij gehoord en gezien; mijn melding werd serieus genomen.” Deze onafhankelijkheid versterkt het vertrouwen en moedigt medewerkers aan om eerder in gesprek te gaan met een vertrouwenspersoon.

2. Preventie van Verzuim

Door tijdige opvang en begeleiding helpt een externe vertrouwenspersoon verzuim en uitval van bekwame medewerkers te voorkomen. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat hun zorgen serieus worden genomen, vermindert dit stress en verhoogt het hun welzijn. Dit draagt direct bij aan hun inzetbaarheid en betrokkenheid. Een veilige werkomgeving leidt tot minder ziekteverzuim en hogere productiviteit.

3. Expertise en Ervaring

Een externe vertrouwenspersoon is dat niet van de ene op de andere dag in die rol gestapt. Over het algemeen zijn het mensen die in eerdere rollen ervaring met mensen en hun uitdagingen. Zo heb ik mijn ervaring te danken in mijn rollen als therapeut, verzuimcoach en vertrouwenspersoon, in diverse sectoren zoals MKB, zorg, onderwijs, profit en non-profit organisaties. Zo’n brede achtergrond stelt me in staat om de specifieke uitdagingen binnen jouw organisatie te begrijpen. Ik denk in mogelijkheden en oplossingen en bied structuur in complexe situaties. Zoals een medewerker het verwoordde: “De gesprekken waren verhelderend; ik kreeg structuur en mogelijkheden aangereikt.”

4. Advies en Organisatieverbetering

Meldingen van medewerkers kun je zien als gevaar, maar vooral als een kans voor jouw organisatie om te leren en te groeien. Door passende adviezen te geven, helpt een externe vertrouwenspersoon je om toekomstige problemen te voorkomen. Werkgevers waarderen onafhankelijkheid en praktische adviezen. Een directeur vertelde me eens: “Je blijft onafhankelijk en geeft prettige adviezen waar wij echt wat mee kunnen.” Daar bovenop bied ik zelf jaarlijkse anonieme rapportages die je inzicht geven in trends en knelpunten in je organisatie, zodat je proactief kunt werken aan verbetering van de werkomgeving. Uiteraard rapporteer of adviseer ik eerder als daar aanleiding voor is.

5. Ontzorging van de Organisatie

Door een externe vertrouwensperoon in te schakelen voldoe je aan de wettelijke verplichtingen volgens de Arbowet, zonder een interne vertrouwenspersoon te hoeven aanstellen. Dit ontzorgt de organisatie en biedt continuïteit: zo werk ik bijvoorbeeld samen met andere gecertificeerde vertrouwenspersonen voor waarneming en vervanging, indien nodig. Met professionele aanpak neemt een externe vertrouwenspersoon de verantwoordelijkheid voor zijn of haar beschikbaarheid en continuïteit, zodat jij je kunt blijven richten op de groei en ontwikkeling van je bedrijf.

Conclusie: investeer in de toekomst van je organisatie

Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon versterkt de psychosociale veiligheid in je organisatie. Het draagt bij aan het welzijn, de inzetbaarheid en de betrokkenheid van je medewerkers en helpt je organisatie groeien en bloeien. Door medewerkers de ondersteuning te bieden die ze nodig hebben, voorkom je verzuim en behoud je talent binnen je bedrijf. Investeren in een externe vertrouwenspersoon is investeren in de toekomst van je organisatie. 

Hoe ik je kan helpen als externe vertrouwenspersoon

Ik sta klaar om je medewerkers op te vangen wanneer er sprake is van onveiligheid. Ik luister zonder oordeel en help de situatie in kaart te brengen. Samen bespreken we de verschillende opties en stappen, zodat de medewerker de regie terugkrijgt en zelf keuzes kan maken. Indien nodig begeleid ik hen bij het voeren van lastige gesprekken, zodat ze kunnen zeggen wat ze willen. Mijn doel is niet alleen om het probleem op te lossen, maar ook om de medewerker te versterken.

Lees meer over mijn rol als jouw Externe Vertrouwenspersoon